Gestiona tus finanzas

1 Facturar mucho no es ganar dinero

Un mes con las clases llenas puede ser un mal mes. Lo que decide es lo que queda después de pagar el local, la luz y a tu equipo. Esta pantalla pone las dos cifras juntas y te enseña la resta.

• Arriba, lo que entró. Abajo, lo que salió. En medio, el margen real
• El selector de mes cambia todo: puedes comparar un mes con otro sin exportar nada
• Un margen que baja mientras suben los ingresos es una señal que sólo se ve así

Importante la cifra que importa no es la de arriba, es la de en medio. Mirar sólo los ingresos es la manera más rápida de crecer hacia la quiebra.

2 En qué se te va

Los gastos vienen agrupados por categoría, así que ves de un vistazo si lo que te come el mes es el local, la energía o la nómina. Sin eso, recortar es adivinar.

• Categorías propias de tu negocio: renta, servicios, suministros, mantenimiento, marketing, personal e impuestos
• Los honorarios del equipo van aparte, y puedes incluirlos o no en el total para comparar
• Cada apunte lleva su proveedor y su comprobante, así que no hay que buscar la factura en un cajón

Nota en una piscina el agua y la luz pesan tanto como el arriendo. Verlo separado es lo que te dice si conviene cambiar la caldera o subir el precio.

3 Lo que debes y lo que ya pagaste

Un gasto registrado no es un gasto pagado. La pantalla separa lo devengado —lo que te toca este mes— de la caja, que es lo que de verdad salió del banco.

• Lo pendiente te dice qué facturas siguen sin pagar
• Puedes pagar a plazos: cada abono cuenta en el mes en que lo hiciste, no en el del gasto
• Así el mes refleja tu caja de verdad, no una foto contable que no cuadra con el banco

Importante esta distinción es la que evita el susto de fin de mes: tener margen positivo y no tener con qué pagar la nómina son dos cosas distintas, y aquí se ven las dos.

4 Lo que se repite, se repite solo

El arriendo, el agua y la luz caen todos los meses. Declararlos una vez como recurrentes es lo que te evita teclear lo mismo doce veces al año — y olvidarte justo el mes que importa.

• Se define una plantilla con su importe y su día de vencimiento
• Al abrir el mes, el gasto aparece solo, pendiente de pagar
• Si el importe cambia, lo editas ese mes sin tocar la plantilla

5 Facturar sin volver a teclear nada

Cada venta genera su prefactura sola, con el alumno, el concepto y el IVA ya calculados. Tú revisas y emites: no vuelves a copiar datos de una pantalla a otra.

• La prefactura nace de la venta, así que no hay que cuadrarla con nada
• Lleva base, IVA y total separados, y el estado de cobro
• Desde aquí se emite la factura electrónica y queda su número y su autorización
• Lo anulado conserva su factura: no desaparece, queda anulada y trazable

Importante facturado no es cobrado, y aquí se ve la diferencia. Una prefactura emitida y sin pago es una cuenta por cobrar con nombre y apellido.