Cumplimiento y datos

1 Las reglas que no quieres discutir cada vez

Cuántas horas antes se puede cancelar. Si un contacto puede repetir clase de prueba. Si el tutor puede pasar lista de una clase de la semana pasada. Escribirlas una vez es dejar de negociarlas con cada alumno.

• Toma de lista: flexible, o sólo dentro de su ventana — para que nadie regularice asistencias a destiempo
• Clase de prueba única por contacto: evita que la misma familia pruebe cinco veces con cinco correos
• Clase de prueba en las landings: si no la ofreces, el botón desaparece y en su lugar queda el contacto
• Política de precios: si se admiten precios especiales o sólo el de tarifa

Importante cada política que dejas sin definir es una conversación incómoda que vas a tener, y además la vas a tener improvisando. Definirla es decidir una vez en frío en vez de veinte veces en caliente.

2 Pide sólo lo que de verdad vas a usar

Cada centro necesita saber cosas distintas. Una escuela de natación pregunta si el niño sabe flotar y si tiene alguna alergia; una academia de idiomas, otra cosa. Los campos los defines tú.

• Añades los campos que necesitas y decides cuáles son obligatorios
• Lo que pidas es lo que tendrás que cuidar y justificar: pedir de menos es también una decisión de cumplimiento
• Las etiquetas te dejan agrupar alumnos por lo que a ti te sirve, sin inventar campos nuevos

Nota un dato que no pides es un dato que no puedes perder. La lista más segura es la más corta.

3 El consentimiento, pedido donde toca

Nadie entra en tu lista sin decir que sí. El formulario público no deja enviar sin aceptar el tratamiento de datos, y esa aceptación se guarda con su fecha.

• Sin marcar la casilla el formulario no se envía — no es un aviso, es un bloqueo
• Se guarda qué versión aceptó y cuándo, que es lo que te piden si alguien reclama
• El permiso para contacto comercial va aparte del permiso para tratar sus datos

Importante esto no se puede añadir después. El día que alguien pregunte «¿quién les dio mi teléfono?», o lo tienes registrado desde el principio o no lo tienes.

4 Los datos que no deberían vivir para siempre

Si das clases a domicilio, el sistema guarda la dirección del alumno. Pero no la deja a la vista: va cifrada, sólo la ve el tutor asignado, sólo en la ventana de su clase, y cada consulta queda auditada.

• La dirección se guarda cifrada, no en claro en una tabla
• Se revela sólo al tutor de esa reserva y sólo alrededor de la hora de la clase
• Cada vez que alguien la mira queda anotado: quién y cuándo — por eso es una bitácora
• Los registros se purgan a los 90 días: el dato deja de existir sin que nadie tenga que acordarse

Nota la bitácora de Natation está vacía porque este centro no da clases a domicilio. El aviso de la cabecera es la regla, y se aplica desde el primer registro.

Importante la dirección de la casa de un menor es el dato más sensible que vas a manejar. Que se borre solo no es una comodidad: es lo que impide que dentro de dos años siga ahí, en una tabla que nadie recuerda.