Lo que te deben, lo que gastas y lo que le pagas a cada tutor, en el mismo sistema que cobra

Facturar mucho y ganar poco es lo más común en una academia, y casi siempre es porque los gastos y los pagos al equipo viven fuera del sistema que cobra: en un cuaderno, en un chat y en la memoria de alguien.

skillon.app junta las dos mitades en el mismo lugar donde entra el dinero: lo que te deben, lo que entró y por dónde, lo que se fue en gastos y lo que le toca a cada tutor, separado por sucursal y por origen.

Lo que te deben sale de la reconciliación de cada ciclo

Cada ciclo hace su reconciliación: cruza inscripciones, pagos y asistencias, y deja a la vista quién está al día y quién arrastra un pendiente. No es un informe que alguien arma el viernes; es el cruce de los tres datos que ya están en el sistema.

Desde ahí, dos atajos que sustituyen a la hoja de cálculo paralela:

• El listado de estudiantes filtra por estado de pago, por programa y por activo o inactivo.
• Cuando alguien entra a mitad de ciclo, el prorrateo se calcula solo y le cobra los días que quedan, así que el pendiente que ves es el real y no uno inflado por la mensualidad completa.

De dónde entra cada dólar: por fuente, por sede y por programa

Esa última fila importa porque la comisión no es una tasa única: va del 6 % cuando el alumno entró por tu propia página al 15 % cuando lo trajo el catálogo público. Al guardarse campo a campo, ves de dónde sale cada descuento en vez de un número agregado — el detalle está en cómo cobras.

Los gastos: fotografías el comprobante y los datos se extraen solos

El control de egresos registra lo que sale con dos cosas que lo hacen útil después: su clasificación y su sucursal. Un gasto sin sucursal cuenta como gasto global del negocio, no se reparte entre las sedes a ciegas.

Y para que nadie tenga que teclear facturas, el sistema lee el comprobante fotografiado y extrae los datos; tú revisas y confirmas. Esa lectura consume créditos de tu plan, no una bolsa aparte que haya que contratar.

Las tarifas de tu equipo docente quedan versionadas

Configuras la tarifa por tutor o por programa, con base por sesión o por hora. Lo que cambia la vida administrativa es que las tarifas quedan versionadas: cada sesión se liquida con la tarifa que estaba vigente el día en que se dictó.

Con un caso concreto. Tu tutora de piano cobra USD 12 por sesión y el 16 de marzo le subes a USD 15. Ese mes dictó 14 clases:

Ni 168, como si el aumento no existiera, ni 210, como si hubiera empezado el día 1. Eso te deja reconocerle el aumento el día que lo merece, en lugar de esperar al mes siguiente para no descuadrar la liquidación. Y como la tarifa puede ir por programa, el tutor que formaste para el nivel avanzado cobra por esa clase lo que vale esa clase.

Los números que avisan de un problema antes que la caja

La caja se enferma con dos meses de retraso. Lo que se mueve primero es esto:

A eso se suman el histórico de ciclos, las reseñas recientes y un corte semanal de los indicadores, para comparar contra la semana pasada y no contra lo que te parece recordar.

Qué haces el día del cierre de mes

En la práctica son cuatro movimientos:

1. Revisas la reconciliación del ciclo y ves quién quedó pendiente.
2. Confirmas los egresos del mes, ya leídos de sus comprobantes y asignados a su sede.
3. Liquidas al equipo docente, con cada sesión a la tarifa que regía ese día.
4. Exportas a CSV lo que tu contador necesite.

Lo que queda después de esos cuatro pasos no es cuánto facturaste: es cuánto te quedó. Y el comprobante que respalda cada ingreso sale del mismo sitio, porque la factura electrónica la emite tu centro con su propia firma, como se explica en la parte del cobro.